Saksama
Privasi dan pelindungan data
Bagaimana Saksama memproses data pribadi karyawan menurut UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. PP 33/2026 sebagai pelaksananya wajib dipatuhi mulai 16 Januari 2027.
Prototipe. Teks di halaman ini adalah ringkasan dan templat untuk dibahas dengan klien; bukan nasihat hukum dan perlu ditinjau penasihat hukum sebelum dipakai.
Ringkasan
- Perusahaan pengguna adalah pengendali data: yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan data karyawannya. Neoviere adalah prosesor: memproses data hanya atas perintah perusahaan, menurut perjanjian pemrosesan data (DPA).
- Data diproses untuk menjalankan hubungan kerja dan memenuhi kewajiban hukum perusahaan: upah, PPh 21, BPJS, absensi, cuti, dan lembur.
- Basis data berada di server di Indonesia. Data tidak dijual dan tidak dipakai untuk iklan.
- Data payroll dan pajak disimpan 10 tahun, sesuai kewajiban penyimpanan dokumen pembukuan. Data yang tidak diwajibkan peraturan (lokasi absen, log teknis) dihapus setelah 1 tahun. Masa finalnya ditetapkan dalam DPA.
Data yang diproses
| Data | Untuk | Yang dapat melihat |
|---|---|---|
| Identitas: nama, NIK, NPWP, paspor (WNA), jenis kelamin, tanggal lahir | Pemotongan dan pelaporan PPh 21, pendaftaran BPJS | HR, Payroll, Owner; karyawan sendiri. NIK, NPWP, paspor tersamar sampai diminta |
| Kontak: email, nomor telepon | Akun dan notifikasi (slip terbit, persetujuan) | HR, Payroll, Owner; karyawan sendiri |
| Kepegawaian: jabatan, cabang, atasan, kontrak, jadwal | Hubungan kerja, persetujuan berjenjang | HR, Owner, Payroll; atasan untuk timnya (tanpa nominal) |
| Gaji, potongan, rekening bank, slip, BPA1 | Pembayaran upah, PPh 21, iuran BPJS | Payroll dan Owner; HR hanya bila kebijakan mengizinkan; karyawan sendiri |
| Absensi, cuti, lembur, lokasi absen (opsional) | Upah yang dibayar, lembur, saldo cuti | HR, atasan untuk timnya, Payroll (baca); karyawan sendiri |
| Surat keterangan sakit (penanda ada/tidak), sakit berkepanjangan | Upah sakit dan hak cuti (data kesehatan: data spesifik) | HR dan atasan yang menyetujui |
Foto selfie saat absen hanya simulasi: ditampilkan di ponsel dan tidak dikirim atau disimpan. Admin platform Neoviere tidak dapat membuka data gaji perusahaan mana pun.
Keamanan
- NIK, NPWP, paspor, dan nomor rekening dienkripsi per kolom (AES-256-GCM).
- Nomor identitas tersamar di layar; setiap kali ditampilkan lengkap, dan setiap kali nominal gaji dibaca, tercatat di audit log beserta siapa, kapan, dan data siapa.
- Data setiap perusahaan terpisah; akses lintas perusahaan ditolak dan dicatat.
- Sesi masuk memakai cookie httpOnly; kata sandi disimpan dengan argon2id.
- Notifikasi email dan WhatsApp di prototipe hanya disimpan di outbox, tidak dikirim, dan tidak pernah memuat nominal gaji.
Masa simpan
| Data | Disimpan | Dasar |
|---|---|---|
| Payroll dan pajak: run final dan jejak hitungnya, slip, bukti potong, berkas laporan dan ekspor, serta data karyawan, kontrak, absensi, cuti, dan lembur yang menjadi dasarnya | 10 tahun | Dokumen dasar pembukuan (UU KUP Pasal 28 ayat 11), disimpan di Indonesia |
| Surat keterangan dokter | Mengikuti catatan cutinya | Dasar upah sakit; masa finalnya menunggu tinjauan hukum |
| Audit log | Selama data yang dicatatnya disimpan | Bukti siapa membuka dan mengubah data |
| Lokasi absen, sesi masuk, notifikasi outbox, log teknis server | 1 tahun, lalu dihapus otomatis | Tidak diwajibkan peraturan |
| Foto selfie absen | Tidak disimpan | Hanya ditampilkan di ponsel (simulasi) |
| Data demo (fiktif) | 24 jam | Sandbox demo dihapus otomatis |
Masa 10 tahun dihitung sejak akhir tahun pajak dokumennya. Masa final setiap jenis data ditetapkan dalam DPA dengan perusahaan dan masih menunggu tinjauan penasihat hukum.
Hak subjek data
Karyawan berhak, antara lain, mendapat informasi tentang pemrosesan datanya, mengakses dan memperoleh salinannya, serta memperbaiki data yang tidak akurat. Di Saksama:
- Salinan data: Profil → Ekspor data saya, satu berkas JSON berisi semua data karyawan di Saksama.
- Riwayat akses: Profil → Riwayat akses, siapa selain dirinya yang membuka atau mengubah datanya.
- Perbaikan: lewat HR perusahaan; koreksi jam absen diajukan dari aplikasi karyawan.
- Permintaan lain (misalnya penghapusan) diajukan ke perusahaan sebagai pengendali data, dan dijalankan Neoviere atas perintahnya.
Sub-prosesor
Pihak yang dipakai Neoviere untuk menjalankan Saksama. Sub-prosesor baru hanya dengan persetujuan perusahaan (DPA pasal 6).
| Pihak | Pemrosesan | Lokasi |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hanya untuk demo publik berisi data fiktif: menyajikan aplikasi web dan meneruskan permintaan ke API. Untuk perusahaan pengguna, data pribadi tidak melewati Vercel. | Jaringan global Vercel |
| PT Koding Kreasi Indonesia (SumoPoD, penyedia VPS) | Server yang menjalankan API dan basis data PostgreSQL, serta cadangan harian (disimpan 7 hari). | Indonesia |
Tidak ada penyedia email atau WhatsApp: notifikasi disimulasikan.
SOP insiden: pemberitahuan 3 × 24 jam
Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, perusahaan sebagai pengendali menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada karyawan yang terdampak dan lembaga pengawas paling lambat 3 × 24 jam (UU 27/2022 Pasal 46 ayat 1). Neoviere sebagai prosesor memberi tahu perusahaan paling lambat 24 jam sejak mengetahuinya, agar batas itu terpenuhi.
- Catat waktu insiden diketahui, oleh siapa, dan gejalanya. Jam 3 × 24 mulai berjalan sejak saat itu.
- Hentikan kebocoran: cabut sesi dan akun yang terlibat, nonaktifkan akses yang tidak perlu, amankan bukti.
- Telusuri di audit log: saring per subjek data, aksi (tampilkan data sensitif, baca gaji, akses ditolak), pelaku, dan rentang waktu untuk menentukan data dan orang yang terdampak.
- Beri tahu karyawan yang terdampak dan lembaga pengawas (sementara Komdigi, sampai Badan PDP terbentuk). Isi minimal pemberitahuan (Pasal 46 ayat 2):
- data pribadi yang terungkap;
- kapan dan bagaimana data itu terungkap;
- upaya penanganan dan pemulihan atas terungkapnya data.
- Pulihkan dan tinjau: perbaiki penyebab, ganti kunci atau kata sandi bila perlu, catat pelajaran dalam laporan insiden.
Rincian tata cara pemberitahuan dalam PP 33/2026 masih diverifikasi.
Templat perjanjian pemrosesan data (DPA)
Disusun antara perusahaan pengguna (Pengendali) dan Neoviere (Prosesor). Bagian dalam tanda kurung siku diisi saat penandatanganan.
PERJANJIAN PEMROSESAN DATA PRIBADI antara [nama perusahaan] ("Pengendali") dan Neoviere ("Prosesor")
- Pokok perjanjian. Prosesor memproses data pribadi karyawan Pengendali untuk menyediakan layanan Saksama (payroll dan HR) selama perjanjian layanan berlaku.
- Jenis data dan subjek. Data identitas, kontak, kepegawaian, gaji dan potongan, rekening bank, absensi, cuti, lembur, dan data kesehatan terbatas (penanda surat sakit) milik karyawan dan mantan karyawan Pengendali.
- Instruksi. Prosesor memproses data hanya berdasarkan instruksi tertulis Pengendali, termasuk yang diberikan melalui fitur aplikasi, dan memberi tahu Pengendali bila sebuah instruksi menurutnya melanggar peraturan.
- Kerahasiaan. Setiap orang yang diberi akses oleh Prosesor terikat kewajiban kerahasiaan.
- Keamanan. Prosesor menerapkan langkah teknis dan organisasi yang memadai, sekurang-kurangnya: enkripsi kolom data sensitif, pemisahan data antar pelanggan, pembatasan akses berbasis peran, audit log, dan cadangan harian.
- Sub-prosesor. Prosesor hanya memakai sub-prosesor yang tercantum di halaman privasi. Penambahan atau penggantian diberitahukan [30] hari sebelumnya, dan Pengendali dapat menyatakan keberatan.
- Lokasi. Aplikasi dan basis data dijalankan di Indonesia; data pribadi tidak melewati jaringan di luar Indonesia. Transfer ke luar negeri hanya dengan persetujuan tertulis Pengendali dan sesuai peraturan.
- Masa simpan. Data payroll dan pajak disimpan [10] tahun sejak akhir tahun pajaknya; data yang tidak diwajibkan peraturan (lokasi absen, log teknis) dihapus setelah [1] tahun. Rincian per jenis data: [lampiran].
- Hak subjek data. Prosesor membantu Pengendali memenuhi permintaan subjek data, antara lain melalui ekspor data karyawan dan riwayat akses.
- Insiden. Prosesor memberi tahu Pengendali tanpa penundaan, paling lambat [24] jam sejak mengetahui kegagalan pelindungan data, beserta informasi yang diperlukan Pengendali untuk pemberitahuan 3 × 24 jam: data pribadi yang terungkap, kapan dan bagaimana, serta upaya penanganan dan pemulihannya.
- Akhir layanan. Dalam [30] hari setelah layanan berakhir, Prosesor mengembalikan data dalam format yang dapat dibaca mesin lalu menghapusnya, kecuali penyimpanan diwajibkan peraturan.
- Audit. Prosesor menyediakan informasi yang wajar untuk membuktikan kepatuhan pada perjanjian ini, dan menerima audit oleh Pengendali atau pihak yang ditunjuknya dengan pemberitahuan [14] hari sebelumnya.
Ditandatangani di [kota], [tanggal]. [Nama dan jabatan penanda tangan Pengendali] / [Nama dan jabatan penanda tangan Prosesor].